Tekstinkäsittelyn opettamisesta

 <?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />

Miten toimin vertaisohjaajana aloittelijalle?

 

Olen tähän mennessä joutunut – tai pikemminkin päässyt – opettamaan tekstinkäsittelyn alkeita muutamalle henkilölle ja suoraan sanottuna se ei ole ollut kovinkaan helppoa. Ensinnäkin ongelmaksi tulee harjoitusten tekeminen. Millaisesta tehtävästä olisi helpoin aloittaa ja mitä kaikkea kannattaa opettaa ja missä järjestyksessä. Jos opetettava henkilö ei ole tottunut tietokoneen käyttäjä, löytyy valtavasti tärkeitä opetettavia asioita. Esittelen seuraavassa oman näkemykseni ”opetusohjelmasta” jota itse voisin käyttää kun toimin vertaisohjaajana tekstinkäsittelyssä.

 

1. Tekstinkäsittelyohjelman esittely

 

Esittelen ensin esimerkkejä mitä tekstinkäsittelyohjelmalla on voi tehdä, millaisia ominaisuuksia siinä on (kuvia ja taulukoita liittäminen, erilaiset muotoilutoiminnot, tavutus, oikoluku, palstoitus jne.) Ominaisuuksiahan on mahdottoman paljon, mutta toisin esille ne toiminnot joita itse olen tottunut käyttämään ja mitä arvelen, että kyseinen henkilö voisi työssään tai muutoin tarvita. 

 

Samalla kun näytän toimintoja ja erilaisia asiakirjoja, pääsee ohjattava henkilö hieman sisään siitä, miten toimintoja käytetään ja mistä valikosta mikäkin toiminto voisi löytyä.

 

Alussa on myös tärkeää opettaa ainakin seuraavat tärkeät näppäimet: delete, askelpalautin, enter, shift ja ctrl. Tärkeää on myös harjoitella mitä tapahtuu kun painaa kutakin näppäintä. Oman kokemukseni mukaan vaikeinta tässä vaiheessa on varmaankin ymmärtää mitä tapahtuu kun painaa enteriä ja mitä tapahtuu kun painaa nuolinäppäimiä. Mutta tässäkin asiassa minusta helpointa on antaa eteen sivullinen tekstiä, jolla henkilö voi vapaasti opetella käyttämään kyseisiä näppäimiä.

 

2. Asiakirjan laatiminen

 

Seuraavaksi pyytäisin henkilön laatimaan haluamansa asiakirjan ja kertomaan minkälainen lopputulos kuuluisi olla ja näin voimme yhdessä tehdä asiakirjan. Olisi hyvä jos tässä vaiheessa henkilö olisi kiinnostunut tekemään esimerkiksi työhakemuksen, tarjouksen ja pöytäkirjan kaltaisen asiakirjan jolloin voisimme käydä läpi Suomessa käytettävän standardin asiakirjojen laatimisessa. Toki Wordistä löytyy valmiita asiakirjamalleja mutta nämä ovat mielestäni vieraanoloisia ja –näköisiä, eivätkä välttämättä noudata Suomessa käytössä olevia standardeja.

 

Ennen asiakirjan tekemisen aloittamista, kannattaa asiakirja tallentaa ja samalla voidaan esitellä tallentamiseen liittyvät esittelisin myös esikatselutoiminnon, tallentamisen ja tulostamisen ja siihen liittyvät valinnat.

 

Erilaisia asiakirjoja ja niiden tekemisessä hyödyllisiä toimintoja

 

Ø    Standardin mukaan tehty asiakirja (esim. tarjous, työhakemus tms.)

 

·        tabulaattorilla pääsee helpoiten sarkainkohdasta toiseen, varsinkin asiakirjan alussa, ensimmäiset 20 riviä, joutuu sarkainkohtaa vaihtamaan useasti

·        tarvittaessa ylä- ja alatunnisteen käytön opastus

·        perusmuotoilutoiminnot (fontin vaihtaminen, fontin koko, lihavointi jne.)

·        jos tarvitaan useampia sivuotsikoita, kannattaa käyttää riippuvaa sisennystä, joskin se vaatii näppäin yhdistelmän ulkoa opettelun

 

Ø    Vapaamuotoinen asiakirja (esim. mainos, kunniakirja, diplomi, kurssiohjelma tms.)

 

·        ohjaaminen käy helpoiten niin, että ohjaajalla on valmiina paperilla asiakirja, jossa on käytetty erilaisia muotoiluja kuvia yms. ja tarkoituksena on saada aikaiseksi samanlainen asiakirja

·        kuvan tai Word Art –objektin lisääminen ja sen muokkaaminen (kuvan asettelu, koko, vesileiman käyttäminen)

·        tekstin muotoilutoiminnot (fontin koko, väri ja tehosteet)

·        sivureunaviivojen lisääminen ja muokkaus, tekstin sävytys, sävyn valinta

 

Lisäksi jos intoa riittää voidaan opetella myös erilaisten lomakkeiden tekemistä, mutta näissäkin tapauksissa mallin mukaan tekeminen on tuottanut parhaimmat oppimistulokset.